发现问诊记录
记录人：张伟
客户：北辰物流行政负责人赵磊
会谈时间：0000-09-18 14:00–14:50
结论：四个场景痛点明确，四季度进入选型
一、客户背景
北辰物流在杭州、宁波设有三个办公点，员工约260人，行政团队4人，赵磊向分管副总马琳汇报。
杭州总部约160人，宁波两处合计约100人，七间会议室目前都由行政在群里协调。
- 公司主营干线运输和仓储，行政同时负责前台接待、会议室和办公用品。
- 信息化接口人周宁参加了后15分钟，负责评估账号是否按办公点分开统计。
- 会前赵磊发来两张访客登记表照片，张伟据此准备了四个场景的提问。
- 选型若通过，计划先覆盖杭州总部，宁波两个点放到第二阶段。
二、现状与痛点
赵磊把日常事务收成四件事：订会议室、请假、登记访客、领用品，每一件都要行政收口。
他带来的登记表照片写着9月第一周的访客，其中两条漏了到访楼层。
- 三个办公点的会议室都在微信群登记，赵磊估计每周约有6次时段冲突。
- 请假走邮件，员工平均要等一天半，才知道主管是否已经批完。
- 访客在前台纸质登记，每天约20条，当天闭岗后再由行政录入表格。
- 领用笔记本和硒鼓要填两张单，9月盘点时库存少了14本笔记本。
三、业务影响
这些反复确认已经占掉行政的固定时间，也影响到对外接待和内部培训。
行政四人里有一人几乎全天接这些询问，原定的供应商拜访改到了下一周。
- 赵磊本人每周大约花6小时，回答订到没有和批了没有这两类追问。
- 9月12日一位客户在前台等候超过15分钟，登记本漏写了到访楼层。
- 会议室撞期后，9月有2场内部培训临时改到茶水间，签到因此推迟。
- 用品数量对不上时，部门之间来回核对，行政要再翻一周的领用单。
四、期望结果
赵磊希望员工在自己的电脑上办完这四件事，行政处理例外和库存异常。
马琳关心三个月后加班小时能否下降，赵磊准备用每周处理时长做前后对比。
- 冲突在提交当时就能看见，已被占用的时段会被当场拦住。
- 请假状态当天可查，员工不必再为同一件事给行政发消息。
- 访客由员工登记、行政确认后，前台不再把同一条记录抄第二遍。
- 先在杭州总部试三个月，现场培训控制在一次、两小时以内。
五、决策与预算
这件事由赵磊提议，全体员工使用，分管副总马琳最终拍板，周宁参加技术确认。
费用记在行政办公费。信息化部只确认账号能否按三个办公点分别统计。
- 行政年度费用里预留了8万元，超出这个数就要另写请示给马琳。
- 周宁要求10月15日前看到账号按办公点统计的说明，再安排内部评估。
- 客户已约另一家供应商于9月26日演示，选型窗口落到10月中旬。
- 标准版年费6.8万元含200个账号，赵磊认为落在现有费用额度内。
六、后续安排
会后五项动作已经落到人。内部报价口径已经确认，演示、接口说明和正式报价尚未开始。