邮件沟通模板

发件人：张伟

部门：产品研发中心

场景：9月22日需求评审的约请、会前与会后

收件人：陈静、刘洋、周敏、李婷

日期：9月12日、9月20日、9月22日

一、适用情形

下面三封是张伟为9月22日14:00需求评审实际发出的邮件，分别在约会议、发材料和会后确认时使用。评审在3楼洽谈室，时长60分钟，议题8个。参加人是陈静、刘洋、周敏、李婷和张伟。三封都由张伟一人发出，抄送范围相同，便于事后按主题里的日期找回。

1. 约会议邮件：9月12日发出，请在9月16日前确认出席。
2. 会前材料：9月20日发出，距开会两个工作日。
3. 会后确认：9月22日17:30发出，附已落盘的结论。
4. 三封的抄送都是陈静、刘洋、周敏、李婷。

二、约会议邮件

主题：请确认9月22日14:00需求评审能否出席。正文：陈静，张伟拟于9月22日14:00至15:00在3楼洽谈室召开需求评审，议题8个，材料将在9月20日放入共享目录。请您在9月16日18:00前回复能否出席。刘洋、周敏、李婷已确认参加。您的出席将作为议题能否在会上定稿的依据。张伟，产品研发中心，9月12日。

1. 主题里同时有日期、钟点和事项。
2. 第一段写清时间、地点、时长和议题数。
3. 回复时限是9月16日18:00。
4. 落款包含姓名、部门和日期。

三、会前材料邮件

主题：9月22日需求评审材料已放目录，请会前读完。正文：陈静，8个议题的材料已于9月20日上午放入共享目录，每个议题一页，末段有四行核对。请在9月22日14:00前读完。未能在会前读完的议题，张伟会改到下一场并单独通知议题人。会上只讨论材料里已经写出的选项。张伟，产品研发中心，9月20日。

1. 材料粒度是每个议题一页，共8页。
2. 目录放入时间是9月20日上午。
3. 未能会前读完的议题改到下一场。
4. 会上讨论的范围是材料中已写的选项。

四、会后确认邮件

主题：9月22日需求评审结论，请看负责人是否有误。正文：陈静，今天8个议题都在会上形成结论，其中7条已于17:40前写入共享目录，每条有负责人、完成日和一句话结果。第8条是李婷的用词，完成日为9月25日。请您在9月23日12:00前看负责人有没有写错。若9月23日12:00前没有收到修改意见，张伟按目录执行。张伟，产品研发中心，9月22日。

1. 发出时间9月22日17:30，落盘时间17:40。
2. 7条已在目录，第8条完成日是9月25日。
3. 请陈静核对的只有负责人，时限9月23日12:00。
4. 过时限未回复时，按目录中的负责人执行。

五、书写习惯

这三封沿用同一习惯，便于中心其他人照着发。主题写日期和要对方做的事。正文第一段写请求，中间写事实，最后一段写回复时限。落款三行：姓名、产品研发中心、日期。抄送只包括需要行动或需要知情的人，这次是陈静、刘洋、周敏、李婷。附件不替代目录，材料以共享目录里的版本为准，邮件里写路径和放入时间。

1. 主题包含日期和请求，读者不打开也能知道要做什么。
2. 回复时限写到小时，例如9月16日18:00。
3. 材料放目录，邮件说明路径和放入时间。
4. 抄送四人，与出席名单一致。