范围说明书

项目经理：张伟

批准人：陈静

部门：产品研发中心

版本日期：0000-00-00

状态：已批准

一、项目目标

行政协同平台一期的目标，是让本部一号楼十二层 86 名员工在浏览器里独立办完四件事：订会议室、请假、登记访客、申领办公用品。办完后，员工按页面上的申请、处理中、完成三种状态自行查看，不必为同一件事反复追问行政。请假仍由直属主管审批。陈静于 9月18日批准本说明书，试点上线日为 10月31日。

1. 上线满一个月时，行政被追问进度的次数比 8月每周 46 次至少下降一半。
2. 十二层 6 间会议室的预订冲突在提交时即被拦住，同一时段只保留一条有效预约。
3. 用品库存以系统扣减为准，周敏停止使用原 Excel 台账作为日常账本。
4. 预算上限 86 万元，工期以 10月31日试点为准，改变目标须陈静书面同意。

二、产品范围

本期产品只服务十二层在职员工，使用公司统一账号登录。首页提供四个入口。会议室最短 30 分钟、最长 4 小时，取消须在开始前 30 分钟完成。请假开放事假和病假，可请半天。访客至少提前 2 小时登记，由周敏在 30 分钟内确认，车牌为选填。用品覆盖当前在库的 42 个品类，提交成功后立即扣减库存。

办理规则

1. 已被占用的会议室时段不能再次提交，页面提示下一空档，由刘洋在 10月3日前实现。
2. 请假审批人取员工主数据中的直属主管，主管出差时由预设代理人审批，代理人由周敏维护。
3. 访客确认后再通知接待人，未确认的登记不出现在门岗当日名单上。
4. 库存不足时用品单无法提交，页面保留已填内容，员工改数量后可以再次提交。

三、交付物

本期交付可运行的试点系统、面向员工的操作一页纸、测试记录、迁移核对单和四场培训。下表为交付状态。系统仍在开发，一页纸正在按 9月24日确认的规则改写，迁移脚本和全员培训尚未开始。

四、验收标准

业务验收由周敏执行，测试结论由王芳提供，张伟组织验收会。验收通过的条件是：四项事务的主流程各抽 10 笔全部成功；严重缺陷为 0；操作一页纸已发给 86 人；迁移条数与基线一致。一般缺陷若有绕过办法且不超过 5 条，可以带入试点，并写明关闭日期。

1. 会议室抽测包含冲突拒绝、30 分钟起订和开始前取消，房间用十二层真实 6 间。
2. 请假抽测包含半天、主管驳回后员工可修改再提，状态与审批结果一致。
3. 访客抽测包含提前 2 小时、周敏确认、门岗名单只显示已确认记录。
4. 用品抽测包含正常扣减和库存不足拒绝，抽测后周敏复核账实。

五、约束与假设

约束包括：预算 86 万元不再追加；编制为张伟、陈静、刘洋、王芳、周敏及刘洋组内现有开发，不另招项目专员；服务器沿用中心虚拟机 4 台。假设包括：十二层员工都有公司账号；门岗白班能在 30 分钟内处理确认；短信网关在 10月15日前完成模板审核。假设若不成立，张伟在两个工作日内提交影响说明。

1. 自动开门、部门配额、公车预约、考勤打卡和三级审批另行立项，本期人月不用于这些事项。
2. 年假仍走原渠道，本系统的请假类型维持事假、病假两类。
3. 试点范围停在十二层，其他楼层的账号本期不开通。
4. 外部门禁厂商环境若 10月24日到达，只作技术储备，不改变 10月31日的交付清单。

六、里程碑

说明书批准后，刘洋按里程碑排开发。需求冻结已完成。系统测试计划 10月8日开始，迁移窗口 10月18日夜间，培训 10月24日，试点 10月31日。任一里程碑预计推迟超过 3 个工作日，张伟当天报告陈静，由陈静决定是调整试点日还是收缩交付。

1. 10月8日王芳拿到冻结版本，版本号与构建机保留的包一致。
2. 10月19日 08:30 前周敏完成抽检，十二层当日会议可在新系统查询。
3. 10月24日培训结束后，李婷组织市场部 30 人各完成一次订会练习。
4. 10月31日 09:00 起，十二层四件事以本系统为准，纸质单仅作故障时的临时备份。