会议室规范
适用范围：星澜科技杭州办公区 3 楼、4 楼全部会议室
管理部门：人事行政部 执行人：周宁
生效日期：0000-00-00
预订工具：钉钉日历中的会议室资源
一、目的与适用范围
本规范用于让 6 间会议室的预订、使用和设备报修有统一做法。星澜科技全体员工、在场外包人员和受邀访客都按本规范使用房间。外部活动若需要培训室，由周宁另行排期。
办公区位于杭州文三路星澜大厦。3 楼以产品研发中心为主，4 楼为市场、客户成功、人事行政和财务，培训室也在 4 楼。
二、会议室一览
三、预订规则
- 员工使用钉钉日历选择房间和时间。最早可提前 10 个工作日预订，单次最长 2 小时。超过 2 小时的评审或培训，拆成两段或改用培训室。
- 开始后 15 分钟仍无人使用的预订，系统释放房间，其他人可以当场预订。
- 同一人同一天在同一房间的预订不超过 2 段，把房间留给跨部门会议。
- 培训室用于 8 人以上的培训、全员会和需要投影的外部分享，提交时写明人数和是否需要茶歇，周宁在 1 个工作日内审批。
- 访客会议优先使用 3 楼会客室。需要 12 人视频时改订千岛，并在日程里写明访客单位。
四、使用要求
- 会议结束时，预订人把桌椅复位、白板擦净、电视和投影关闭，带走本人的杯子和资料。
- 饮用水使用带盖杯子。餐饮放在 4 楼培训室，其余房间保持桌面整洁，方便下一场直接入座。
- 视频会议由预订人提前 5 分钟打开终端并测试声音。千岛的遥控器放在电视柜左侧抽屉。
- 讨论薪酬、绩效和候选人的会议使用会客室或提前确认隔音，投影内容在离场时退出账号。
五、设备与报修
设备故障通过钉钉工单提交给周宁，工作日 4 小时内响应。投影灯泡、遥控器电池和白板笔由行政每周一检查并补充。需要供应商上门的故障，周宁在响应时告知预计修复时间，并在日历里临时关闭该房间。
本月已处理两单：钱塘电视无信号，更换线材后当天恢复；培训室音响左声道杂音，已预约供应商在 9月20日上门。
六、检查记录
周宁每天下班前走一遍 6 个房间，记录未复位、未关设备和逾期占用。连续一周被记录的预订人，由直属上级在周会上提醒一次。9月第一周的检查中，西湖有 2 次未擦白板，千岛有 1 次终端未退出，均已通知到预订人。
本规范由王芳签发。房间增减或预订工具更换时，周宁更新一览表，并在全员群说明生效日期。