采购管理办法
发布部门：财务部
起草：林琳
批准：周衡，财务总监
公司：星澜科技有限公司
生效：0000年1月8日
一、目的与适用范围
本办法规定星澜科技有限公司购买货物和服务的方式，包括云资源、外包、办公设备和市场服务。员工个人报销的零星支出走费用管理办法。达到固定资产标准的设备同时适用固定资产办法。
- 采购要有预算科目和需求部门。
- 单次预计超过 5 万元的，至少比较两家供应商的价格和服务。
- 比较结果由需求部门保存，财务在付款前抽查。
- 关联方采购要在申请里注明，周衡单独同意。
二、方式与权限
5 万元以下由部门负责人确定供应商。5 万元至 20 万元，林琳参加比价。20 万元以上，周衡同意后再签合同。云资源年度款 28 万元属于这一档，已在 10 月 16 日同意，付款日 12 月 3 日。
- 比价看含税总价、账期、发票类型和服务范围，不只看单价。
- 续约原供应商且价格不上调的，可以不重新比价，但要说明上年执行情况。
- 紧急采购事后两个工作日内补审批，写明紧急原因。
- 框架协议下的订单按框架价，单笔仍看是否超过 20 万元。
三、验收与付款
货物到货由需求部门签收。服务按合同验收标准确认。发票、验收和合同一致后，按账期付款。账期在合同里写明，口头账期无效。
- 云启计算的环境按月账单和年度承诺分别支付。
- 外包按验收月结算，与项目成本归集一致。
- 办公显示器等设备，签收后入库，达到固定资产标准的登记资产卡片。
- 未验收先付款的，只限于合同写明的预付款，并约定发票时间。
四、执行
办法 1 月 8 日发布。四季度重点是 12 月 3 日的云资源款和 10 月设备采购，都要留比价或续约说明。
- 制度文本已发布，状态为已完成。
- 云资源续约说明已由刘洋核对，状态为已完成。
- 四台显示器采购的两家比价，张伟正在整理，状态为进行中。
- 年底抽查五笔 5 万元以上采购是否有比价，定在 12 月，目前未开始。
林琳在每月结账后五个工作日内核对文中数字是否仍与总账一致。合同价、税率或账期若有变化，先改合同，再改文中的例子。周衡在季度经营会上阅读结论和未完成事项。已完成的例子保留下来，便于后来的同事对照口径。进行中的事项由文中写明的负责人在日期前用邮件回复，林琳据此改状态。公司名称是星澜科技有限公司，产品是行政通，金额除另行标明含税外，均为人民币不含税。
出纳周宁只支付已经审批的款项，并在每周五汇总报销。产品研发中心的云资源、外包和设备由陈静归口，报价和客户回款由张伟归口。单笔超过五万元的事项同时抄送林琳。可用资金的安全线是八十万元，低于该数时先暂停新增的大额承诺。工资在每月十日发放，社保在每月十五日申报，这两项按既定节奏执行，不在单项业务里重复立项。