客户案例稿

客户：青禾贸易

人数：180 人

城市：杭州

采访：行政负责人赵敏

成稿：10月12日

一、案例信息

青禾贸易是杭州一家 180 人的进出口公司，行政团队 3 人，负责人赵敏。0000年 6月开通云笺科技行政通标准方案，每年 9,800 元，含 200 个账号，覆盖会议室、请假、访客和用品。这篇案例只写会议室预订。采访在 10月9日进行，时长 35 分钟，陈静提问，周敏记录。赵敏已书面同意公开公司名、人数和下面的数字。案例用于官网、公众号和演示前阅读，全文约 900 字。

二、客户背景

青禾贸易在滨江有一层办公区，会议室 6 间，每天大约 22 场会议。开通之前，员工在部门群里商量房间，行政在一张共享表格里登记。周三和周四下午经常有两场会写进同一间房。赵敏说，表格要等对方回复「收到」才算订上，很多人订完就去开会，冲突要到现场才发现。行政每天大约用 40 分钟在三个群里核对第二天的房间。

三、原先做法

预订分三步。员工在群里写日期、时长和人数。同事回复可以或不可以。行政晚上把结果抄进表格。遇到冲突，赵敏打电话给后写入的那位，请对方改期。9月改系统之前的四周，赵敏数过冲突 11、9、13、8 次，四周合计 41 次，平均每周约 10 次。其中 6 次是已经打印了桌牌才发现房间重复。请假、访客和用品当时仍走邮件和纸质，这篇案例不展开那三件事。

四、使用结果

6月15日切换预订。员工自己选空闲时段，已被占用的时段页面显示「这段已经被占用」和占用部门。开通后第四周，冲突降到 2 次，都是有人把时长从 1 小时改成 2 小时时与下一场重叠，改期在页面内完成。赵敏核对群消息的时间从每天 40 分钟降到每天 10 分钟，只处理设备故障和外部客人需要接待的场次。10月第一周冲突仍是 2 次。账号开通 176 个，剩余 24 个留给下半年新员工。

五、客户原话

赵敏：「订上没有订上，以前要在群里问一句。现在打开页面就看见这间房到几点。」
赵敏：「冲突还在，但从每周十次左右变成两次，而且两次都是改时长造成的，当场就能挪。」
赵敏：「行政不再做抄表的人。我们把时间用在接待外部客人和准备会议设备。」

以上三句已经由赵敏在 10月11日邮件确认，可整句引用。引用时保留公司名和职务。若版面只够一句，使用第一句。

六、发布用法

官网案例页使用全文和一张样例界面，界面上的会议主题用「周例会」「客户来访」等虚构名称，不用青禾贸易的真实议题。公众号在 10月21日发 600 字摘要，文末链到案例页。张伟在演示邮件里附摘要，对方若问及其他公司，只说「案例里的数字来自这一家 180 人的公司」。赵敏同意在 10月18日的杭州体验会上用 15 分钟讲同一组数字。案例有效期到次年 6月，届时周敏回访一次，数字有变化再改一版。