五问分析
分析人：张伟
部门：产品研发中心
确认人：陈静
问题发生：9月4日、9月11日
分析日期：9月12日
一、问题描述
9 月 4 日和 9 月 11 日两场需求评审都严重超时。计划时长各 45 分钟，实际分别为 88 分钟和 83 分钟，多出来的时间主要耗在会上补读材料。陈静要求张伟在 9 月 12 日用五问找出可以改的根因，而不是只记「下次注意时间」。
- 9 月 4 日到会 7 人，议程 4 项，其中 2 项在会上才第一次看到验收标准，补写用了约 30 分钟。
- 9 月 11 日到会 6 人，李婷带来的活动页只有标题，现场补例子用了约 28 分钟，后面的承诺日被挤到散会后。
- 两场会的纪要都在次日下午才发出，刘洋反馈开工比预期晚了半天。
- 同一时期另有两场评审在 45 分钟内结束，共同点是材料在会前两个整天已经发到参会人。
二、追问过程
张伟按「为什么」连续追问五次，每一问都对着上一问的答案，并写上当场能核对的事实。第五问落到可以改的规则，追问在这里停止。
- 为什么超时：两场会各有约 30 分钟用在会上才阅读或补写材料，拍板本身不到 40 分钟。
- 为什么会上才读材料：张伟分别在会前 90 分钟和 70 分钟才把材料收齐，参会人没有会前阅读的时间。
- 为什么收得这么晚：说明来自三个聊天窗口和两封邮件，张伟要手工誊到同一张表里才能发出去。
- 为什么入口这么散：邀请里只写了开会时间，材料截止、提交位置都靠口头提醒，提出人按自己方便的渠道发送。
- 为什么口头提醒压不住：截止时间从未写进陈静看过的邀请模板，提出人默认会中补交也能进入当周结论。
三、根因判断
根因是材料截止和唯一提交入口没有变成硬规则。人的注意力和张伟个人催办只能解释单次延误，解释不了两场会以同样方式超时。对照证据是：材料提前两天到齐的那两场，都在 45 分钟内结束。
- 直接原因是会上补材料，占了超时部分的大部分，而不是讨论本身无法收敛。
- 管理原因是邀请模板缺少截止时刻和提交位置，提醒停在张伟个人的聊天消息里。
- 机制原因是缺少「不齐套就退回」的执行动作，会中补交仍然可以占用议程。
- 陈静 9 月 12 日同意这个判断，并要求 9 月 18 日前改邀请模板，9 月 25 日那场评审开始执行退回。
四、纠正措施
五、效果验证
验证看 9 月 25 日和 10 月 9 日两场评审，而不是看措施有没有写在纸上。两场都在 50 分钟内结束且没有会中补材料，本分析关闭；任一条件未达到，张伟在 10 月 10 日把未达到的那一条重新追问一次。
- 成功标准一是实际时长不超过 50 分钟，由周敏计时，写入出席记录。
- 成功标准二是议程上的需求都有会前材料，会中新增的说明改到下周，不占用本场。
- 张伟在每场会后当天把时长和退回笔数写入周报，陈静周五查看。
- 若两场都达标，邀请模板正式沿用，本分析的表格作为附件留在 9 月周报里。