活动立项

申请人：李婷

部门：云笺科技市场部

活动：行政通办事开放日 · 杭州场

日期：10月18日 14:00–16:30

状态：已立项

一、背景与目的

市场部计划在杭州举办「行政通办事开放日」。行政通给 50 至 300 人的公司使用，行政可以在里面预订会议室、审批请假、确认访客和查看用品库存。线上演示预约的成本已经能看清，但多位行政负责人表示，希望先看到真实界面再约正式演示。本场用 150 分钟把四件事走一遍，并在现场完成演示预约登记。本立项于 10月8日提交，场地已经口头预留。

二、活动目标

市场部定向邀请 90 人，目标到场 60 人，到场率不低于 65%。
现场完成演示预约 20 家，职务限于行政负责人或行政专员。
活动结束后 7 日内，张伟完成全部预约的首访，目标成交 4 单。
现场收集 10 条可以写进后续内容的办事场景，陈静在会后 3 日内整理成短句。

三、活动安排

地点为杭州市滨江区江南大道 388 号星澜会议中心 3 楼多功能厅，可容纳 80 人，含签到台和两路演示位。14:00 至 14:20 签到并发放手册。14:20 至 14:40 由刘洋演示订会议室和改期。14:40 至 15:10 由陈静讲请假和访客两个例子。15:10 至 15:40 分组上机。15:40 至 16:20 在预约桌登记演示。16:20 至 16:30 合影并领取笔记本。茶歇放在 15:40 之后，避免讲案例时离座。

四、人员分工

李婷担任场控，对到场人数、预约数和预算负责。刘洋负责演示环境和当天的产品讲解，10月15日完成一次彩排。陈静负责邀请文案、现场案例和会后的场景整理。周敏负责主视觉、桌牌和签到背景，10月10日前交稿，当前尚未开始。张伟带一名销售在预约桌值班，保证每家留下职务和手机。行政部吴倩负责签到、茶歇和物料清点。

五、时间计划

10月8日，李婷确认主题和场地预留，并提交本立项。
10月11日，陈静定稿邀请函，张伟按名单开始邀约。
10月15日，物料到齐，刘洋完成演示彩排。
10月18日，按上述议程现场执行。
10月25日，李婷交出到场和预约结果，张伟交回 7 日跟进。

截至立项当天，邀请名单已有 46 人，其余 44 人尚未开始筛选。演示脚本已有初稿，状态为进行中。桌牌和背景的设计尚未开始，周敏 10月9日开工。场地合同预计 10月10日签署，定金为场地费的一半。

六、风险与应对

场地合同若在 10月10日仍未签下，李婷改订同楼 2 楼厅，座位 70 人，议程保持不变。演示网络中断时，刘洋改播事先录好的 8 分钟备份，分组上机顺延。10月16日确认到场人数低于 45 人时，张伟当天下午加打一轮电话，陈静在 17:00 前发出提醒短信。印刷和茶歇按 70 人准备，多出的 10 个名额留给临时同行的同事，同行人员单独登记，到场目标仍按受邀嘉宾计算。