干系人沟通计划

项目：行政协同平台

编制人：张伟

部门：产品研发中心

版本：V1.0 0000-00-00

状态：执行中

一、沟通目标

本计划约定行政协同平台试点期间向谁、以什么频率传递什么信息。平台供总部 A 座 186 名员工在浏览器中预订会议室、请假、登记访客和领用办公用品。目标是让决策人、业务负责人和试点部门在上线前知道范围、日期和需要自己做的事。

1. 范围和上线日的变化，在决定当日通知受影响的人。
2. 进度按固定节奏发送，避免只在出问题时才沟通。
3. 每条信息有一名发送人，接收人需要回复的写明回复期限。
4. 张伟对对外口径负责，业务细节由对应负责人解答。

二、对象与信息

沟通对象包括中心负责人何磊、行政周敏、市场部李婷、信息部赵凯，以及项目组内的陈静、刘洋、王芳。何磊需要结论和风险，周敏需要规则是否被遵守，李婷需要试点同事要做的操作。

1. 何磊每两周收到一页摘要，含窗口、完成事项和需要他知晓的障碍。
2. 周敏每周收到验收和规则问题，需要她确认的在 2 个工作日内回复。
3. 李婷在验收周每天收到当日用例安排，提前一天通知参与同事。
4. 赵凯只接收网络冻结和账号相关事项，避免无关进度邮件。

三、沟通安排

下表为固定沟通。周一例会和双周摘要已经在执行，员工通知尚未开始，要到上线前一周才发。临时事项在决定当日加发，不替代表中的节奏。

四、渠道与材料

对何磊使用一页摘要，对项目组使用站会，对员工使用统一邮件。材料放在项目目录，发送人从目录取当前版本。口头决定在当日补一封邮件，邮件标题含日期和事项。

1. 一页摘要由张伟在双周四 16:00 前发出，已发两期。
2. 站会在每个工作日 9:30，超时的讨论改到会后，由张伟指定参加人。
3. 员工邮件由周敏起草、陈静核对术语、张伟发出。
4. 赵凯的邮件只附冻结日期和影响时段，控制在半页以内。

五、反馈与调整

接收人的回复记入下一次发送。何磊若对摘要中的障碍要求补充，张伟在下一期用一段话说明处理结果。计划本身在 10 月 8 日验收开始前看一次，频率不够的行才修改。

1. 周敏 9 月已两次当面确认请假层级，结论已用于开发。
2. 李婷要求验收日前一天收到名单，王芳按此提前 24 小时发送。
3. 赵凯希望冻结申请一次写清，张伟改为上线前两次而不是每周催办。
4. 10 月 18 日张伟检查员工邮件是否已由周敏定稿。