项目启动会纪要

时间：6月12日 14:00–15:30

地点：总部第二会议室

主持：陈静

记录：张伟 出席：周敏、刘洋、王芳、林琳、李婷

一、会议结论

陈静宣布行政协同平台正式启动。会议同意先在产品研发中心 86 人、总部 4 间会议室试点，员工用浏览器办理订房、请假、访客和用品申领。张伟任项目经理，向陈静汇报。目标是 9月30日开放试点，10月31日完成试运行评估。预算上限 28 万元，林琳按此口径建账。

二、背景与目标

1. 周敏说明当前订房靠群消息，请假靠邮件，访客靠纸质登记，用品要填两张表，行政 2 人每天重复录入。
2. 李婷以市场部员工身份说明，提交之后看不到进度，往往要再问一次周敏才知道结果。
3. 陈静提出成功标准：四件事从首页进入，每件不超过三步，状态只有申请、处理中、完成。
4. 试运行四周内，同一件事二次追问行政的次数要比 8 月下降一半，由周敏按周计数。

三、范围与里程碑

本期做试点环境和四项业务，并完成员工说明和两场培训。用印、资产盘点、公告和手机版先记下，等 10月31日评估后再决定是否单独立项。会议确认的时间点如下，张伟会后写成排期初稿，7月9日前交陈静看顺序。

四、角色分工

1. 张伟负责计划、会议、风险和对外同步，每个工作日掌握阻碍，双周向陈静报告。
2. 刘洋负责实现和联调，小组 3 人，从 7月20日起按冻结条目开发。
3. 周敏负责行政规则、库存初值和现场验收，每周投入 2 天。
4. 王芳负责员工名册和主管关系，每星期一 9:00 导出一次。
5. 林琳负责 28 万元的建账和按月对账，超额先停下再请示陈静。
6. 李婷负责组织 8 名员工试用，把原话反馈给张伟。

五、决议事项

会议通过四项决议。试点人群只含产品研发中心，其他部门在评估前不开放账号。请假保持主管一级审批，不增加更长的审批链。用品以行政台账为库存来源，员工只提交一次。办结结果优先发到员工已经在用的企业微信，具体接入由刘洋在技术方案里写清。陈静要求 6月20日前看到授权文本，写明张伟可以自行决定的额度和必须请示的情形。

六、会后行动

1. 张伟于 6月14日前发出本纪要，并约 6月20日的授权签发。
2. 刘洋于 6月27日前给出浏览器方案和与企业微信、门禁、名册的衔接设想。
3. 周敏于 6月21日前交来四间会议室的占用规则和用品分类。
4. 王芳于 6月21日前确认 86 人名单是否都有主管。
5. 林琳于 6月18日前确认 28 万元的科目可以设立。

会上林琳问过预备费怎么用。陈静当场定了口径：张伟可决定的单笔不超过五千元，且不能把 9月30日推迟；超过这两条的，先写明差额和影响的功能再请示。这个口径会写进 6月20日的授权文本，避免以后每次报销都重新讨论。走访本身的工时继续走部门日常，不进 28 万元。

1. 李婷在会末补充，试用的 8 人里要有行政、研发和市场各至少两人，避免反馈只来自一个部门。王芳会后按这个结构提名，6月18日前交给陈静确认。纪要发出后，未出席的信息部和物业不列入本次行动项，等技术方案需要对接时，由陈静单独约见。