活动物料清单

汇总人：周敏

活动：行政通办事开放日 · 杭州场

使用日期：10月18日

准备份数：按 70 人

更新日期：0000-00-00

一、清单用途

本清单列出 10月18日杭州「行政通办事开放日」需要带到星澜会议中心的物料。活动目标到场 60 人，印刷和礼品按 70 份准备。地点是滨江区江南大道 388 号 3 楼多功能厅。周敏负责设计和到货验收，李婷负责从公司运到会场，现场由行政部吴倩按本清单清点。缺项在开场前告诉李婷。

二、物料明细

三、验收标准

手册封面写明行政通办事开放日，内页含会议室、请假、访客、用品各一页。周敏抽查 5 本，要求无缺页、无错页。桌牌姓名与 10月16日确认的嘉宾一致，错一字即重印。背景在 3 米外能看清「行政通」和 10月18日。每份笔记本夹一张预约卡，空白栏为姓名、公司和手机。刘洋在 10月16日下午逐台打开演示笔记本，确认能看到一间已被占用的会议室。

四、运输与交接

10月18日 11:30，李婷和吴倩从公司出发，物料装两箱。13:10 前到达 3 楼，与会场工作人员核对背景和电源位置。吴倩按本清单逐项勾选，缺项在 13:40 前告诉李婷。活动结束后，背景和立牌运回公司，剩余手册交陈静，剩余礼品交行政库房。交接时李婷和吴倩在清单末行签名，并写下实发手册和礼品的份数。

五、补印安排

手册、桌牌、工作证如需补印，周敏在工作日 4 小时内出文件，打印店 18:00 前可取。10月17日 18:00 后桌牌姓名冻结。背景若破损，改用库房里的备用展架。备用展架已完成验收，画面只有产品名，活动日期留在主背景上，吴倩知道展架位置。签到表由陈静在 10月17日 16:00 按最新确认名单打印两份，一份放签到台，一份由李婷留存。

两箱的装箱单贴在箱盖内侧。第一箱放背景、立牌、桌牌和手册，第二箱放笔记本、工作证、签到表和备用电源。演示笔记本由刘洋单独手提，不进纸箱。13:10 到达后，吴倩先开第二箱，保证 14:00 能发礼品和手册。活动结束清点时，手册实发数和礼品实发数写在清单末行，剩余数与 80 减实发、70 减实发核对一致后再装车。

桌牌 8 个分别放在主席台、两处演示位、预约桌和签到台。吴倩按 10月16日确认的嘉宾姓名摆放。姓名有误时当天到打印店补一张，费用记在已经付清的印刷额度里，不再另立科目。