用户沟通纪要
记录人：张伟
部门：产品研发中心
会议时间：9月24日 14:00–16:00
结论：四项办理规则已确认，配额报表放到下一迭代
一、会议结论
9月24日，项目经理张伟邀请行政、试点部门和产品一起确认十二层员工如何使用行政协同平台。会议确认：会议室最短 30 分钟、请假保留主管审批、访客至少提前 2 小时登记、用品按人申领并立刻扣库存。部门月度配额报表因规则未定，放到下一迭代，本期不阻塞 10月31日试点。陈静对结论无异议。
- 参会人：张伟、陈静、周敏、刘洋、王芳、李婷。李婷代表十二层市场部 30 名员工。
- 会议在十二层第一会议室举行，材料为页面原型和八月行政台账。
- 纪要由张伟于 9月25日 12:00 前发出，异议截止 9月26日 18:00，到期无异议即生效。
- 生效后的规则由刘洋改页面，周敏改培训说明，王芳补对应用例。
二、议题与讨论
议题有四项，每项先由周敏说明现在的纸质或邮件做法，再由陈静说明页面方案，最后李婷从员工角度补充。讨论控制在每项 25 分钟，未决事项列入待办，不在会上展开第二方案。
订会议室
- 李婷提出上午站会经常只需要 20 分钟，希望支持 15 分钟；周敏说明房间切换需要 10 分钟，会议把最短时长定为 30 分钟。
- 已被占用的时段不可再订，冲突时页面直接提示下一空档，张伟确认这是上线必须做到的行为。
- 取消须在开始前 30 分钟完成，超时由预订人联系周敏人工释放，本期不做自动释放。
请假、访客与用品
- 请假维持主管审批，员工只看申请、处理中、完成三种状态，陈静拒绝在页面上展示内部流转节点。
- 访客由员工填写姓名、事由和到访时间，周敏在 30 分钟内确认；李婷要求能填车牌，会议同意作为必填项以外的选填。
- 用品一次填完即扣库存，库存不足时不得提交；月度配额怎么分到部门，李婷和周敏未达成一致。
三、决定事项
会议形成六条决定，自 9月27日起作为开发和测试的依据。与决定不一致的原型，由刘洋在 10月3日前改完。王芳按决定增补用例，预计新增 14 条，纳入第 6 迭代已承诺的范围内调整，不增加故事点上限。
- 十二层 6 间会议室全部开放预订，最短 30 分钟，最长 4 小时，跨天预订本期不做。
- 请假类型暂定事假、病假两类，半天可选上午或下午，年假仍走原渠道。
- 访客提前量最少 2 小时，确认人是周敏，超时未确认的单在当日 18:00 自动标为需人工跟进。
- 用品按 42 个在库品类申领，申领人看见剩余数量，提交成功后库存立即减少。
四、待办跟踪
下表为会后待办。规则写入说明已经完成，页面修改正在进行，培训稿和用例尚未开始。张伟在 10月8日站会逐项关闭，关闭标准写在表内。
五、传达安排
周敏在 10月9日用 20 分钟向十二层主管说明新规则，李婷负责市场部 30 人的现场答疑。员工不另开全员大会，办理方式以页面提示和一页纸为准。张伟把本纪要存档，后续若要改最短时长或提前量，须重新开会，不在缺陷单里直接改规则。
- 一页纸控制在一面，含四件事的入口、三种状态和找谁处理。
- 主管场由周敏主讲，张伟备答进度问题，时间定在 10月9日 16:00。
- 李婷在 10月10日收集市场部前十个真实问题，汇总给陈静决定是否改提示文案。
- 纪要生效后，旧的群内口头订房方式从试点上线日起停止，作为培训时的明确说法。