活动预算

编制人：李婷

审核人：林琳

活动：行政通办事开放日 · 杭州场

预算总额：26,800 元

状态：执行中

一、预算说明

本预算对应 10月18日在杭州星澜会议中心举办的「行政通办事开放日」。活动目标是到场 60 人、现场演示预约 20 家。预算总额 26,800 元，由李婷编制，林琳审核后执行。费用按实际发生报销。单项超出本表金额 10% 时，李婷另写说明再付款。印刷和茶歇按 70 人准备，比到场目标多 10 人，用于临时同行的同事。

二、费用明细

三、使用进度

截至 0000-00-00，已发生 11,740 元，占总额的 44%。印刷和礼品已经付清。场地支付了 4,400 元定金，尾款 4,400 元在 10月18日现场由李婷用公务卡结算。茶歇和设备租赁尚未下单，李婷计划 10月15日按确认人数一并支付。邀请短信已经发出第一轮 90 条，花费 180 元；提醒短信留到 10月17日 17:00，预计再花 120 元。备用金 5,400 元尚未动用。

四、审批与支付

单笔 2,000 元及以下，由李婷审批后报销。场地、礼品和备用金超过 2,000 元，需林琳事前审核。备用金默认不动用；启用时李婷当天写明原因和金额，次日补审批。发票抬头为云笺科技有限公司，项目备注写「办事开放日」。公务卡流水需在活动后 5 个工作日内交给林琳。

五、结算安排

活动结束后 5 个工作日内，李婷把发票、签到人数和本表交给林琳。茶歇按最终确认人数结算，不足 70 人时按合同最低 50 人计。礼品剩余超过 10 份时退回行政库房，结算时只计实际发出的份数。结算项目名称与本表保持一致，便于和付款科目对照。若尾款和定金相加与合同 8,800 元不一致，林琳先暂停场地报销，由李婷当天核对会场账单。

场地与备用金合计 14,200 元，超过总额的一半，林琳要求这两项单独留底单。茶歇合同按 70 人报价、最低 50 人，单价 50 元。笔记本单价 60 元，70 份合计 4,200 元，每份夹一张预约卡。已发生的交通 360 元是 10月11日取礼品的车费，其余额度留给活动当天。李婷在 10月15日支付茶歇和租赁费之前，先看确认人数，不足 50 人时茶歇按最低额执行。

八个项目名称同时作为报销科目，林琳按名称归集发票。备用金在动用之前先写说明，再进入报销。已发生的 11,740 元对应定金、印刷、礼品、交通和短信五张凭证，李婷已按这个顺序夹好。